Как оформлять удаленных сотрудников

Предпринимателю выгодно работать с удаленными сотрудниками. Если Вы владелец такого бизнеса, то набираете персонал со всей нашей необъятной страны и всего пост Советского пространства, платите им заработную плату по местным расценкам, что в несколько раз меньше Российских городов миллионников, при этом экономите на аренде офиса, оргтехники. А когда вы нашли удаленного менеджера, то Вам необходимо правильно его оформить. Это краткое руководство по оформлению удаленных сотрудников, поможет избежать сложностей с трактовкой предписаний Трудового кодекса.

Если ваш отдел продаж работает удаленно и ваши сотрудники проживают в других населенных пунктах, то ваш бизнес освобождается от специальной оценки трудовых условий.

Как подготовить трудовое соглашение для дистанционной работы?

Заключение стандартного трудового соглашения невыгодный вариант. Обычно, когда персонал по документации трудится в офисе, владельцы предприятий выполняют специальную оценку мест работы. Для этого они обращаются к платным услугам специализированных организаций, определяющих безопасность труда.

С удаленными сотрудниками выгоднее заключать соглашения об удаленной работе. В таких договорах прописывается, что сотрудник выполняет трудовые функции удаленно, за пределами места нахождения работодателя. Такая формулировка присутствует в Трудовом кодексе. У представителей трудовой инспекции не возникнет нареканий.

Что еще указать в соглашении

В договоре также нужно обозначить:

Место выполнения рабочих обязанностей: где проживает работник.

График работы: «свободный» или «пятидневка – с 8:00 до 17:00».

Способ контакта с работником. К примеру, при помощи электронной почты. Стороны должны давать ответы на приходящие письма в течение 24 часов после их получения.

Чтобы не пересылать трудовую книжку из одного города в другой, в соглашении следует прописать, что данные об удаленной работе не фиксируются в трудовой.

Если вы желаете, чтобы сотрудник давал отчет об итогах проделанной работы, укажите сроки отчетности.

Образец трудового соглашения с удаленным менеджером доступен для скачивания.

Обмен документами с персоналом

Нанимая персонал, бизнесмены сталкиваются с необходимостью передачи и получения обязательной документации. Удаленная работа не является исключением. Нужно выбрать способ удобно обмена – почту или интернет.

Бумажная документация

Бумажные письма необходимо отправлять с отметкой о вручении. Примерная цена – 70 руб.

Нанимаемый сотрудник должен прислать отксерокопированное удостоверение личности, СНИЛС, документы об образовании и военный билет (для мужчин).

Работодатель обязан отправить должностную инструкцию, приказную документацию. Получить от сотрудника подтверждение об ознакомлении с правилами охраны труда и другими предписаниями.

Трудовое соглашение отправляется работнику в двух вариантах. Он подписывает их и отправляет один экземпляр обратно.

Электронные документы

У работодателя и сотрудника должна быть усиленная, квалифицированная электронная подпись. Обмен документами можно выполнить при помощи специального сервиса, например, Диадока. Стоимость отправки одного документа составляет менее 10 руб.

Цена электронной подписи для физических лиц от 1 тыс. руб., для юридических лиц от 2 тыс. руб.

Задача предпринимателя оформить с наемным работником стандартный набор документации. Исключением является лишь трудовое соглашение. После его заключения в электронном виде необходимо в трехдневный срок отправить работнику бумажный вариант. Таковы предписания Трудового кодекса – ст. 312.2.

Работа с самозанятыми

Важно разобраться, как индивидуальным предпринимателям и ООО взаимодействовать с самозанятыми.

В 2019 году физические лица начали активно регистрироваться, как самозанятые. Они платят налоговые взносы, выписывают чеки. Если работодатель нанимает такого человека, он освобождается от необходимости делать за него отчисления в НДФЛ.

По сути самозанятый для предпринимателя является обычным контрагентом, но бывают и исключения.

Как быть с НДФЛ и страховыми отчислениями

Страховые отчисления и взносы в Пенсионный фонд за самозанятого делать не требуется, и отражать это в отчетности. Это связано с тем, что самозанятые не относятся к застрахованным лицам, они сами оплачивают налоги на получаемые от профессиональной деятельности доходы. Их освобождают от НДФЛ.

К исключениям относят случаи, когда самозанятый уже трудится по трудовому соглашению, либо уволился менее чем 2 года назад. В подобных ситуациях отчетность приходится делать как за обычное физическое лицо. В законодательстве прописано данное правило, чтобы у работодателей не было соблазна массового перевода персонала в статус самозанятых.

Антон трудится в заведении общественного питания по трудовому соглашению. Владелец кафе удерживает с его заработной платы 13% НДФЛ и делает отчисления в страховой фонд в размере 32%.

У собственника заведения появились мысли, что неплохо бы перевести Антона в статус самозанятого, чтобы не приходилось за него платить. Антон ничего против не имеет, ведь с его зарплаты будет удерживаться не 13%, а 6 – это же прекрасно.

Подобная схема не будет работать, об экономии на налогах и отчислениях придется забыть. Это связано с тем, что в одной из статей ФЗ, говорится, что доход, получаемый физ. лицом от работодателя, на которого он трудился, не относится к доходам самозанятого на протяжении 2-х лет с момента увольнения.

А в другой организации самозанятый может трудиться без проблем – негативных последствий не возникнет. Это относится и к сотрудникам, трудившимся по договору ГПХ. Ограничения действуют исключительно в отношении работников по трудовому соглашению.

Какое соглашение заключить

Если вы собираетесь заключать с самозанятым соглашение, то оно будет обычным ГПХ. В документе рекомендуется отразить, что исполнитель является не просто физическим лицом, а самозанятым, уплачивающим налоговые взносы за себя самостоятельно.

В разделе «Другие условия» можно написать, что сотрудник платит налог на доходы от профессиональной деятельности и работодатель избавляется от обязанности перечисления взносов за сотрудника в бюджет Российской Федерации. И его действия в данном случае не противоречат требованиям закона.

Снятие с учета самозанятого не занимает много времени, как и постановка на него. Для работодателя это риск. Если сотрудник снимется с учета, ему придется платить взносы, налоги за него и отражать это в отчетности как с обычными физическими лицами.

Нужно, чтобы лицо, имеющее статут самозанятого, не имел его, пока не рассчитается. В условиях соглашения необходимо прописать, что самозанятый обязан уведомить работодателя об изменении статуса.

Если он снимется с учета и перестанет платить налог на доход от профессиональной деятельности, он должен проинформировать об этом Заказчика в письменной форме в трехдневный срок с момента изменений.

Проверка статуса самозанятого

Проверить статус самозанятого можно запросив у него документ о постановке на учет в налоговой как лица, уплачивающего взносы на доход от профессиональной деятельности. Нужную информацию можно найти и на официальном портале налоговой – этот вариант более надежный, поскольку отражает положение дел в настоящее время. Документ же можно оформить и через несколько дней поменять статус.

Подтверждением особого статуса может служить и чек, полученный от самозанятого.

Учет расходов на самозанятого в УСН

Расходы учитываются как при приобретении других услуг. Их подтверждением служит чек, отправленный самзанятыми почтой или через специальное приложение.

Акт не требуется. Чек доказывает факт предоставления услуги и внесения платы за нее. В КУДиР подтверждением служит номер на чеке.